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Team Assistenz / Mitarbeiter am Empfang (m/w/d)

DE | Office - Ulm
Full-time
Permanent employee

Your mission

Wir suchen zur Verstärkung unseres Business Services Teams eine Team-Assistenz.

In dieser Rolle bist du die zentrale Anlaufstelle für organisatorische Belange und unterstützt unsere Teams in allen administrativen Fragen. Mit deiner offenen Art sorgst du dafür, dass sich Mitarbeitende und Gäste bei uns wohlfühlen. Gemeinsam mit dem Business Service Team sicherst du einen reibungslosen Ablauf unseres Tagesgeschäfts.


Deine Aufgaben:

  • Administrative Unterstützung: Du begleitest das Tagesgeschäft in einem agilen, internationalen Arbeitsumfeld und unterstützt das Team bei allgemeinen administrativen Aufgaben.
  • Post- und Paketmanagement: Du koordinierst den Postein- und -ausgang sowie den Paketversand und sorgst für eine strukturierte Organisation der Poststelle.
  • Bestandsmanagement: Du hast die Büro- und Verbrauchsmaterialien im Blick und kümmerst dich eigenverantwortlich um (Nach-)Bestellungen.
  • Event- & Besuchsplanung: Du unterstützt bei der Vorbereitung von Terminen und internen Veranstaltungen.
  • Empfang & Hosting: Du begrüßt unsere Gäste, Kunden und Partner herzlich und sorgst als aufmerksamer Gastgeber für eine erstklassige Willkommenskultur.
  • Konferenzraum-Management: Du stellst sicher, dass unsere Besprechungsräume jederzeit einsatzbereit sind.
  • Reiseorganisation: Du unterstützt bei der Reiseplanung (z. B. Flug- und Hotelbuchungen).
  • Dokumentation: Du hilfst bei der Erstellung und Pflege verschiedener Dokumente.

Your profile

  • Du bringst idealerweise mindestens zwei Jahre Berufserfahrung als Teamassistenz, Office Manager oder am Empfang mit.
  • Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Quereinsteiger mit relevanter Erfahrung sind bei uns ebenfalls willkommen.
  • Du arbeitest detailorientiert, präzise und hast ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis.
  • Du kommunizierst fließend auf Deutsch und verfügst über sehr gute Englischkenntnisse.
  • Du bist sicher im Umgang mit gängiger Office-Software (z. B. MS Office, Google Workspace).
  • Du kannst Prioritäten setzen und behältst auch bei verschiedenen gleichzeitigen Aufgaben den Überblick.
  • Du bist absolut vertrauenswürdig und zuverlässig im Umgang mit sensiblen Informationen.

Why us?

  • Wettbewerbsfähige Vergütung
  • Ein hochmodernes und schnell wachsendes Start-up-Unternehmen mit spannenden Entwicklungsmöglichkeiten
  • Viel Raum für Eigeninitiative, Offenheit für neue Ideen und die Möglichkeit, einen erheblichen persönlichen Beitrag zu leisten
  • Ein wirkungsvolles Produkt, das zu einem besseren Verständnis und einer besseren Behandlung von Krankheiten beiträgt
  • Ein internationales und dynamisches Team mit Mitarbeitern aus über 30 verschiedenen Ländern
  • Angenehme Arbeitsatmosphäre mit einer Kultur der offenen Tür und offener Kommunikation
  • 30 Urlaubstage

Contact information

Werde Teil unseres Teams und bewege etwas mit uns! Wir freuen uns auf deine Bewerbung für diese spannende Position. Idealerweise erklärst du uns schon anhand praktischer Beispiele aus deiner Ausbildung oder Berufserfahrung, warum du gut zu uns passt.

Hast du noch Fragen? Deine Ansprechperson hilft dir gerne weiter: 

Julia Willikonsky
Recruiting & HR Operations 
Mail: career@nvision-imaging.com

About us

NVision is innovating quantum technology with a unique approach - leveraging organic molecules to change lives for the better. Our platform spans from quantum signal enhancement that enables metabolic imaging today to quantum computing that could transform drug discovery tomorrow. Headquartered in Ulm, Germany, and backed by leading investors from the United States and Europe, we are now entering a phase of global commercialization and expansion.

With our POLARIS product line, we are extending the capabilities of standard MRIs to enable real-time metabolic imaging, transforming how diseases are detected, understood, and treated. Our work sits at the intersection of physics, engineering, chemistry, and medicine - translating cutting-edge science into clinical reality. We collaborate with leading academic and clinical partners worldwide, including Memorial Sloan Kettering Cancer Center, MD Anderson Cancer Center, Technical University of Munich, and the University of Cambridge.

At NVision, we believe transformative innovation happens when talented people from different disciplines work together toward a shared, meaningful goal. We are a global, multidisciplinary team of nearly 150 employees from more than 30 nationalities, driven by curiosity, rigor, and a commitment to solving complex challenges. Here, ideas are valued, ownership is real, and collaboration spans functions, disciplines, and borders.

If you are motivated by impact, thrive in dynamic environments, and want to contribute to something fundamentally new, NVision offers the opportunity to grow while building technology that changes lives.

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Please note that, for data privacy reasons, we'll not review applications or CVs sent via email. Unsolicited applications can be submitted here.